日付：2026年08月10日
◼️責めるのではなく、改善案として伝える
取引先の担当者によるミスが続いている場合も、
約束を守ってもらえなかったときと同じように、
まずはどのようなミスがあったのか、
相手と事実を確認しながら
認識をすり合わせることが重要です。
このとき、
「こんなミスをされると困るんですよね」
「そういうの、ありえないですよね」
と責めたり批判したりすると、
相手には「文句を言われた」と
受けとめられてしまうことがあります。
そうではなく、
「今後、こういうふうに見直してもらえませんか？」
と、改善に向けた提案として伝えるのがおすすめです。
また、このような話し合いをするときには、
「お互いの認識に違いがあってはいけないので、
こちらで記録をとりながらお話を伺います」
と伝え、やりとりを記録に残しておくことで、
さらなるトラブルを防ぎやすくなります。
議事録を作成した場合は、メールで送っておくと、
お互いの共通認識として残すことができます。
◎「先ほどの議事録です。今後はお互いにこういうことに気をつけたいと思います」
◎「確認のために議事録を共有します」
このようにひと言添え、
あまり時間をあけずに共有しておくことも大切です。
◼️事実と異なる話をされる可能性がある場合は、音声を残す
なかには、自分の身を守るために、
やりとりを自分に都合のよいように解釈して、
「こんなふうにEさんに言われた」
「本当はこうだったのに」
と、事実とは異なる内容を
上司や周囲に話してしまう人もいます。
そのような嘘をつく可能性があると感じる相手であれば、
証拠として音声を記録しておく方法もあります。
繰り返しになりますが、
議事録をとったり録音したりするときには、
「お互いの行き違いがあっては今後のやりとりに影響を及ぼしますから、
記録をとりながらお話を伺ってもいいですか」
と、あらかじめ断りを入れておきましょう。
その際、
「〇〇さんとは共通認識を持ちづらいので」
「〇〇さんは忘れてしまうことがあるので」
など、相手に責任があるような言い方は避けることが大切です。
最近では、オンラインで
AI議事録を利用するケースも増えていますが、
その場合も最初に相手の許可を得る必要があります。
日頃から記録を残して対策しておくことで、
クレームと受けとめられない形で
フィードバックしやすくなります。
ミスが起きてから対応するだけでなく、
トラブルを未然に防ぐ方法もあらかじめ考えておきたいですね。
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