日付：2026年07月20日
◼️要点を整理して、わかりやすく伝える
メールやチャットは、
時間や場所を選ばずに相手へ連絡できる便利な手段です。
フィードバックを記録として残せる一方で、
文字として残るからこそ気をつけたいポイントもあります。
まず要点を整理して伝えることが大切です。
文字だけでは意図が伝わりにくいため、
次の流れを意識すると伝わりやすくなります。
たとえば、冒頭で用件を伝える際、
「Mさんのこの判断について、お願いしたいことがあります」
「このときの対応について、わたしからお伝えしたいことがあり、
メッセージしました」
というように、何についての連絡なのかを最初に示します。
次に、本題を簡潔にまとめます。
「今後は、このように対応していただけたらと思っています。
なぜ、このことをお伝えしたかというと…」
「このような出来事がありました。わたしとしては、
このように対応していただけないかと思い、
認識に違いがないよう、まずはメールでご連絡しました」
というように、必要な内容を整理して伝えます。
最後は、返信や相談の方法も添えておくとよいでしょう。
「もしMさんのお考えや、お伝えしたいことがありましたら、
会議室でも電話でもオンラインでもお話ししたいので、
遠慮なくお知らせください」
冒頭・本題・締めくくりを意識すると、
相手との認識のずれも起こりにくくなります。
◼️感情をそのまま文章にしない
チャットやメールは、送った内容が残るからこそ、
感情を書き込まないことも大切です。
たとえば、
「こういう残念なことは、しないでいただきたいんです」
「これは本当に最低な判断だという自覚がありますか？」
このような表現は、あとから読み返したときに、
「言い過ぎてしまった」
「感情的になってしまった」
と感じることも少なくありません。
わたし自身も、感情が高ぶっているときには、
フィードバックのメールは書かないようにしています。
夜は必要以上に書いてしまいそうだからと、
一度休んで翌朝に下書きを読み返してから送る人もいます。
メールやチャットを使うときは、
要点を整理することに加えて、
感情的な表現になっていないかどうかも確認してみてください。
◼️メールでは伝えないほうがよい内容もある
内容によっては、メールではなく、
別の方法で伝えたほうがよい場合もあります。
たとえば、契約を更新しないことや、役割の変更、
担当を外れてもらうことなど、センシティブな内容です。
こうした話は、事情も含めて口頭で伝えたほうが、
誤解やトラブルを防ぎやすくなります。
試験の合否がメールで届く程度であれば、
気にならない人も多いかもしれません。
でも、センシティブな内容であれば、
電話やオンライン、
直接会える場合は対面で伝えることをおすすめします。
実際に、「毎年更新していたオファーが次年度は更新できません」
という結果だけをメールで伝えたところ、
「事務的で冷たい」と受け取られてしまったケースもありました。
また、体調に関することを確認するときも、
メールだけで済ませるのは避けたい場面があります。
組織には、病気の治療中や、
更年期などで体調が万全ではない人もいます。
メンタル面の不調によって
パフォーマンスが落ちている場合、
相手の状況を確認するためにも、
口頭でやりとりしたほうがよいでしょう。
たとえば、事前にメールで伝えるのであれば、
「気になることがあるのですが、
体調に関わるセンシティブな内容をお聞きしたいので、
電話かオンラインでお話しできますか？」
と送る方法があります。
また、電話では、
「体調のことも心配だったので、
メールではなく口頭でお話ししたほうがよいと思い、お電話しました」
というように伝えることもできます。
センシティブな内容は、
想像以上に重く受けとめられたり、
文章では説明しづらかったりすることがあります。
口頭であれば、その場の様子を見ながら
必要な説明を補うことができ、
不要なトラブルを防ぐことにもつながります。
◼️文字に残さないという選択も必要
センシティブな内容だけでなく、
人を批判するような話や機密情報についても、
メールやチャットに書く際には注意が必要です。
ネガティブな内容や、
発表前の人事に関する情報などは、
相手によっては文字として残さないほうが
安心な場合もあります。
メールは、受け取った相手が誰かに見せる可能性も
ゼロではありません。
そのため、大切な内容は、
「メールやチャットには書けない大事な内容なので、
電話でお話ししたいです」
とだけ伝え、詳しい内容は口頭で伝えたほうがよい場合もあります。
伝える内容や相手の状況に応じて、
チャットやメール、電話、対面などの手段を使い分け、
円滑なコミュニケーションにつなげていきたいものですね。
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